Come inviare un’e-mail e i segreti dell’a-cc-ccn

L’argomento di cui andremo a parlare in questo articolo si distacca completamente dai temi di cui parliamo solitamente su questo blog. Infatti, andremo a vedere come si invia un’e-mail e quali sono i segreti dell’a-cc-ccn. Potrebbe sembrare un argomento semplice, su cui non ci sono molto cose da dire. Al giorno d’oggi, quasi tutti sappiamo come inviare o come rispondere a un’e-mail.

Tuttavia, in molti sui miei canali social mi hanno chiesto come fare per mandare un’e-mail, perché nessuno, in fin dei conti, glielo aveva mai spiegato efficacemente.

La generazione dei “baby boomers”

Viviamo in un’epoca in cui la tecnologia governa qualsiasi campo della nostra vita e le e-mail sono un elemento fondamentale per svolgere le attività lavorative, ma non solo. Effettivamente, a scuola non ci viene insegnato come inviare un’e-mail. Eppure i ragazzi di oggi sanno come si fa, sanno destreggiarsi nei meandri dei dispositivi elettronici con una facilità disarmante. Sono cresciuti con un notebook in mano e uno smartphone nell’altra.

Il problema si presenta, soprattutto, nella persone che fanno parte di quella generazione che ha vissuto l’epoca dell’analogico e che poi ha dovuto fare i conti con il digitale. Parliamo della generazione dei “baby boomers”, ovvero delle persone nate tra il 1946 e 1964. I boomers conoscono bene la tecnologia ma tendono a definirla “complicata” a prescindere, preferendo comunque altri tipi di comunicazione. Proprio per questo, qualcuno di loro ancora non sa effettivamente come si invia un’e-mail.

Come è strutturata un’e-mail: campo 1

Per capire come inviare un’e-mail, è importante innanzitutto capire come è strutturata e quali dati vanno inseriti oltre al testo in sé.

Prima del testo, ci sono tre campi da riempire. Il primo è riferito all’indirizzo mail a cui vogliamo scrivere ed è introdotto da “A:” (oppure “TO:” se la web mail è in inglese). Perciò qui andrà inserito l’indirizzo della persona a cui intendo inviare il messaggio, il destinatario. Qui, è importante controllare che l’indirizzo e-mail sia scritto correttamente, senza spazi tra le lettere. Si possono inserire anche dei simboli, come il trattino ( – ) oppure l’underscore ( _ ), e deve necessariamente esserci il simbolo “@”. Un esempio di indirizzo può essere “mario_rossi@virgilio.it”.

Le e-mail possono essere inviate anche a più persone contemporaneamente. Basterà inserire nella barra preceduta da “A:” tutti gli indirizzi e-mail a cui vogliamo rivolgerci. Oltretutto, è possibile creare delle mailing list, ovvero delle liste predefinite di contatti che permettono di inviare mail a più persone senza ogni volta dover scrivere il loro indirizzo.

Come è strutturata un’e-mail: campo 2

Il secondo campo è introdotto dalla dicitura “Cc:”. In italiano sta per “Copia conoscenza”, in inglese “Carbon copy”, ovvero copia carbone. Gli indirizzi inseriti in questo campo riceveranno la mail in maniera indiretta, come se il mittente volesse semplicemente informare il destinatario dell’esistenza del contenuto di quella mail. Chi viene inserito in questo campo può comunque rispondere al messaggio.

Per rispondere alla mail esistono due modalità: o “rispondi al mittente” o ” rispondi a tutti”. Con la prima opzione si risponde solamente all’indirizzo e-mail che ha inviato il messaggio. Con la seconda opzione, invece, si risponde a tutti i destinatari del messaggio.

Esiste anche un altro campo, chiamato “Ccn:” che in italiano sta per “copia conoscenza nascosta”, mentre in inglese è “Bcc:”, ovvero Blind carbon copy. Questa voce serve per inserire un indirizzo mail che riceverà il messaggio senza farlo sapere agli altri indirizzi mail inseriti tra i destinatari. Quindi chi è inserito in questo campo potrà vedere il messaggio e anche le eventuali risposte degli utenti (se hanno scelto l’opzione “rispondi a tutti”), senza che gli altri utenti lo sappiano.

Attenzione! Se l’indirizzo mail inserito nel campo “Ccn:” dovesse per sbaglio utilizzare l’opzione “rispondi a tutti”, la sua copertura salterebbe!

Come è strutturata un’e-mail: campo 3

Il terzo campo è costituito dall’oggetto (Object in inglese). L’oggetto serve per descrivere in poche parole il contenuto della mail. Questo passaggio è molto importante, quasi fondamentale, perché le e-mail senza oggetto hanno un’elevata probabilità di finire della cartella “spam”.

La cartella “spam” è una cartella che contiene la posta indesiderata, ovvero quelle mail che vengono inviate per fare pubblicità, senza essere richieste dall’utente, o che contengono messaggi inappropriati. Non inserire l’oggetto di un’e-mail potrebbe far risultare il messaggio come “indesiderato” e quindi farlo finire nella cartella “spam”.

Può succedere che una e-mail importante finisca nella cartella “spam”, perciò è molto importante controllarla di tanto in tanto e recuperarle.

Come è strutturata un’e-mail: il corpo del messaggio

Dopo aver riempito i vari campi, troviamo il corpo del messaggio. Ovviamente è qui che inseriremo il messaggio che vogliamo inviare, ma ci sono degli accorgimenti di cui tener conto. Innanzitutto, è meglio evitare di inserire molti link in uscita o parole come “gratis” o “iscrizione gratuita”. Questo perché, altrimenti, le probabilità che una mail finisca nella cartella “spam” aumentano.

Inoltre, è importante ricordare che, fondamentalmente, un’e-mail rappresenta il sostituto della lettera cartacea. Perciò il linguaggio da utilizzare dovrà sempre tener conto del destinatario a cui ci rivogliamo.

Gli allegati

Quando si invia un’e-mail, è possibile aggiungere degli allegati al testo del messaggio che vogliamo mandare. Gli allegati possono essere foto, documenti, video e altri file. Ovviamente, è importante prestare attenzione alle dimensioni dei file che vogliamo allegare alla mail, perché è presente un limite che varia da operatore a operatore. Per inviare allegati che superano le dimensioni consentite dalla mail è possibile “zipparli”, e quindi ridurne il peso, oppure inviarli tramite dei programmi appositi.

Gli allegati verranno ricevuti anche a chi ha ricevuto l’e-mail in Cc: e Ccn:.

Conclusione

Inviare un’e-mail può essere semplice come bere un bicchier d’acqua per qualcuno e complicato come risolvere un rebus per altri. Chi non ha bisogno di utilizzare questo strumento per questioni lavorative, spesso si trova in difficolta quando deve inevitabilmente utilizzarlo per altre questioni. Ad esempio, per comunicare con gli enti di gas, luce ed elettricità, oppure per chiedere informazioni ad un hotel, per segnalare un disservizio o per inviare documenti importanti. Insomma, chiunque nella vita di tutti i giorni deve sapere come fare per inviare un’e-mail.

Perciò, spero che questo articolo vi sia stato utile e vi ricordo di seguirmi sui miei canali Instagram, Telegram e YouTube per rimanere sempre aggiornati!