Programmi per gestire gli iscritti della tua associazione

In questo articolo vedremo quali sono, secondo la mia esperienza, i migliori programmi per gestire gli iscritti di una associazione.

Al giorno d’oggi l’utilizzo del computer e dell’informatica in generale è fondamentale e indispensabile per tenere traccia delle iscrizioni in una associazione e per tutte le altre procedure legate a questo aspetto. In generale, l’era digitale che stiamo vivendo ci impone di essere sempre aggiornati e preparati in materia. Anche coloro che utilizzavano supporti cartacei si sono dovuti attrezzare con PC e apparecchi elettronici vari. E sicuramente tutto questo facilita il nostro lavoro, lo velocizza e lo riduce in termini di tempo. 

La gestione digitale della nostra associazione

Per questo, secondo il mio punto di vista, oggi è molto importante avere una programmazione informatica e una gestione digitale della propria struttura. In questo modo, quando dobbiamo iscrivere un nuovo socio o far effettuare un pagamento ad un socio già iscritto possiamo emettere ricevute e fatture, tenere sotto controllo i vari pagamenti e i vari servizi che il socio deve dare o avere. È molto importante avere tutto questo sotto controllo e soprattutto avere la possibilità di gestire questi aspetti in maniera rapida e semplice. Tutto quello di cui abbiamo bisogno sarà chiaramente presente nel nostro database. 

Il foglio di carta è ancora molto utilizzato in Italia, ma comunque ci stiamo trasferendo sempre di più verso una totalità digitale che a mio avviso rappresenta un netto vantaggio. 

L’informatica e il mondo digitale sono strumenti utili anche nel nostro settore. E molti mi stanno chiedendo: quali sono i migliori programmi per gestire gli iscritti? È consigliato tenere i dati online, sul proprio computer? 

Partiamo dal presupposto che quella che farò sarà un’analisi personale, in quanto oltre ad essere un dirigente sportivo sono anche un programmatore. Perciò esporrò le mie idee su quello che può essere un programma intuitivo e che velocizzi l’operato.

Programmi per gestire gli iscritti

I programmi per gestire gli iscritti da poter utilizzare sono molti ed è anche possibile chiedere ad un programmatore di realizzarne un ad hoc, che soddisfi tutte le necessità e che sia il più intuitivo possibile per chi lo deve utilizzare. Però, secondo me, la miglior soluzione ad oggi è rappresentata dal cloud. La gestione di un cloud ti permette di dare sicurezza ai dati che immettiamo nel sistema. Se li tenessimo su un disco locale, rischieremmo di perderli nel caso in cui il nostro computer si rompesse o se malauguratamente prendesse un virus. Rischieremmo di perdere tutto e dover ripartire da zero. 

Un cloud è da immaginare proprio come una nuvola digitale, dall’inglese infatti “cloud” significa “nuvola”. Tutti i dati, tutti i file digitali vanno a finire su questo server e qui vengono conservati e aggiornati secondo precisi protocolli di sicurezza. Specialmente sui dati sensibili vi sono protocolli particolari. Attualmente, tra la miriade di programmi che si possono trovare online, hanno attirato la mia attenzione WindDoc, TeamSystem Association, Open gestionale e Danzagest.

Parlerò di questi e mi sento di consigliarli perché mi sono piaciuti in particolar modo rispetto a quello che possiamo già trovare in giro. Ovviamente, se vogliamo una soluzione studiata apposta per le nostre necessità dovremo rivolgerci ad un professionista del settore. Comunque, questi programmi che ho citato possono interfacciassi con la maggior parte delle realtà.

Tutti questi programmi sono molto simili: sono tutti cloud, permettono la fatturazione, hanno un certo sistema di sicurezza. Possiamo stare a discutere su piccolezze, che variano in base alle esigenze che ognuno di noi ha. Dare uno sguardo a tutti e quattro può essere un modo per trovare quello più adatto e funzionale alle proprie necessità.

I migliori programmi: Danzagest

Ci tengo a precisare che non lascerò nessun codice sconto o codice promozionale, non ho nessun sistema di affiliazione marketing, in quanto non voglio fare pubblicità ma solo esprimere un mio parere con l’intento di aiutarvi. Detto ciò, trovo che il più completo e funzionale dei quattro sia Danzagest.

Personalmente, questo software è il più completo. La funzionalità e il sistema di gestione sono molto utili. Nonostante il nome possa trarre in inganno, vi assicuro che questo programma non gestisce solamente realtà legate alla danza, ma anche realtà che possono essere legate al fitness, al wellness, a piscine e palestre. Il nome deriva dal fatto che nasce per la gestione delle scuole di danza ma è molto completo e quindi utile anche per altre realtà. 

Scegliere il programma più adatto

Non nascondo che anche TeamSystem ha attirato molto la mia attenzione. Considerando che si tratta di prodotti altamente sicuri e con una certa risonanza, l’ho trovato molto facile, scorrevole ed intuitivo. Non è simile a quello che può essere Danzagest ma sono entrambi molto utili. Una questione che può far spostare l’ago della bilancia è senza dubbio quella economica, scegliendo quello che rientra nelle vostre possibilità. Sotto questo aspetto, esistono dei pacchetti gratuiti: per esempio, Danzagest è gratuito fino alle 100 adesioni. Quindi questo può essere un vantaggio per quelle realtà che non raggiungono il numero di 100 iscritti. Questo vi da anche modo di provarlo.

Per quanto riguarda WindDoc e OpenGestionale consiglio sempre di controllare e verificare se possano o meno fare al caso vostro. Io ho preferito soffermarmi su TeamSystem e Danzagest perché sono quelli che ho utilizzato maggiormente e che hanno attirato di più la mia attenzione, lavorando nel settore. Ribadisco comunque che i miei rimangono dei consigli. Nel caso in cui nessuna di queste quattro soluzioni vi soddisfi, il web è pieno di alternative e ricordo, di nuovo, la possibilità di chiedere a un programmatore la creazione di un software personalizzato. 

Iscrizione e libro soci

Un altro aspetto molto importante è che queste realtà molto spesso gestiscono anche i libri soci. Il libro soci è fondamentale per un’associazione o società sportiva, ne ho parlato in questo articolo. La mancanza del libro soci può essere punita con la tassazione di tutto ciò che è stato fatto relativo all’aspetto commerciale. Deve essere sempre aggiornato e mantenuto con precisione, ricordandosi di cancellare le persone che non fanno più parte della vostra associazione.

Spero che questo articolo sia stato di vostro aiuto e come sempre vi ricordo di iscrivervi al mio canale Telegram e di seguirmi sul canale Youtube!